Vous êtes encore en tenue de chantier. Il est 18 h 20. Claire Martin vient de signer. Maison individuelle, 12 impasse des Tilleuls, 31330 Grenade. 145 m², avant 1948, chauffage GPL. Cinq devis dans la sacoche. Trois sont des photos floues. L’audit est dans la boîte mail. Demain, vous devez déposer. Ce soir, vous allez ressaisir. Encore.
Vous connaissez la suite. Catégorie de revenus. RFR. Taux. Attestation. Plan de financement. CRM. Le client vous rappelle pour l’acompte. Vous ne savez plus où en est le dossier. C’est la pause café qui disparaît. C’est le samedi matin aussi.
On a fait tourner un agent IA administratif sur un dossier réel, anonymisé. Pas un slide. Un cas concret. C’est Hermes, le système d’agent IA de Maîtrise Digitale, intégrateur de systèmes IA pour le bâtiment en Occitanie. Devis scannés, 61 champs, plan signé, pipeline à jour. Voici ce qui s’est passé, étape par étape, sans promesse magique.
Pour automatiser dossier MaPrimeRénov, vous partez d’une source unique. L’agent lit les devis, même scannés. Il extrait les montants HT et TTC. Il prépare l’attestation de 61 champs. Il calcule le plan de financement selon la catégorie de revenus. Il met le CRM à jour. Vous validez les montants. Le client signe le plan définitif. Pas de ressaisie. Pas de signature automatique. L’humain reste le garde-fou.
1. Pourquoi le dossier MaPrimeRénov est l’usine à gaz administrative du BTP
Le chantier, vous le tenez. Le dossier, il vous tient. MaPrimeRénov demande un audit, des devis RGE, un avis d’imposition, une attestation, un plan de financement (cadre du dispositif : France Rénov’). Chaque pièce a sa logique. Chaque oubli bloque le dépôt.
Chez Claire Martin, l’audit donne une classe F avant travaux. 395 kWhEP/m²·an. 94 kgCO2/m²·an. Scénario 1 retenu. Classe C après, 157 kWhEP. Gain de 3 classes. Cinq entreprises. Cinq devis. Trois scannés, sans calque texte. Vous devez tout recoller. Puis tout retaper.
Le portail n’attend pas que vous ayez fini le second œuvre. L’Anah ne relance pas votre CRM. Le client, lui, relance. Il veut l’acompte, le planning, le reste à charge. Vous cherchez le bon PDF. Vous rouvrez le tableur. Vous vous trompez de version.
Ce n’est pas un manque de volonté. C’est un flux trop long pour une tête seule, entre deux tournées. Le même temps perdu a été chiffré ailleurs, poste par poste : ce que coûte vraiment l’administratif dans une TPE. La méthode pour automatiser dossier MaPrimeRénov tient en une règle. Une source. Une validation humaine. Zéro copie à la main.
✅ ACTION
Listez ce soir les pièces que vous ramassez avant d’ouvrir le portail. Audit, devis RGE, avis d’impôt, RIB, justificatif de domicile. Une liste. Un dossier client. Rien d’autre.
Chaque aide à la rénovation énergétique impose ses propres pièces : c’est ce tri, dispositif par dispositif, qui fait gagner le plus de temps.
2. Partir d’une source unique pour automatiser dossier MaPrimeRénov, pas de 10 fichiers
Vous avez le devis sur WhatsApp. L’audit dans Gmail. Le scan dans le téléphone du salarié. Le tableur sur la clé USB du bureau. Quatre sources, quatre versions. Le RFR change d’une cellule à l’autre. Le TTC aussi.
L’agent n’invente rien. Il lit ce que vous lui donnez, dans un seul contenant. Pour Claire Martin, tout part du même dossier. Identité du logement. Surface 145 m². Adresse à Grenade. Chauffage GPL. Audit. Cinq devis. Catégorie Bleu. RFR 11 240 €.
Une fois la source posée, les chiffres ne voyagent plus à la main. Le HT des travaux alimente l’attestation. Le TTC alimente le plan. La catégorie de revenus alimente le taux. Le CRM lit le même état. Vous arrêtez de coller des morceaux.
Si la source est sale, l’agent reproduit la saleté. Un devis mal nommé. Un scan coupé. Un avis d’impôt de l’année d’avant. La discipline est simple. Un dossier par client. Des fichiers lisibles. Une date sur chaque pièce. C’est le même travail de fond que pour reprendre la main sur l’administratif le soir, sauf qu’une partie se fait sans vous.
✅ ACTION
Créez un dossier par adresse. Nommez les fichiers comme ça : audit, devis-menuiserie, devis-ite, avis-impot, rib. Interdisez les « scan 3 » et les « image finale vraiment ».
3. Lire les devis même scannés, grâce à l’OCR
Trois devis de Claire Martin n’avaient pas de texte sélectionnable. Photos. PDF image. Le classique du terrain. L’entreprise envoie ça depuis le camion. Vous, vous devez quand même extraire le HT, le TTC, l’entreprise, la nature des travaux.
L’OCR lit ces images. Sur ce dossier, les cinq devis passent en environ une minute au total. Pas une minute par page de roman. Une minute pour le lot. L’agent sort les montants HT et TTC. Il les pose dans la source unique. Vous contrôlez.
L’OCR n’est pas réservé aux PDF : un devis dicté depuis le chantier suit le même chemin vers la source unique une fois relu (voir le devis dicté depuis le chantier, avec ses limites).
Ça ne remplace pas votre œil RGE. Un devis de menuiserie peut cacher un total hors main-d’œuvre. Un taux de TVA à 20 % se glisse encore. L’OCR lit. Il ne juge pas. La lecture rapide sert à ne plus retaper. La décision reste à vous.
Sur Grenade, le total consolidé après lecture et contrôle donne 29 779,69 € HT. 31 672,20 € TTC. Ces deux nombres deviennent la colonne vertébrale du dossier. Attestation. Plan. Reste à charge. CRM.
✅ ACTION
Photographiez le devis à plat, lumière franche, sans doigt sur les totaux. Une page, une photo. Demandez aussi le PDF natif. Le scan reste un filet, pas une habitude.
4. Le piège des montants hors main-d’œuvre (HT vs MONTANT TOTAL)
Vous prenez le premier « total HT » du devis menuiserie. Vous le versez dans le tableur. Plus tard, le TTC ne colle plus. La pose n’était pas dans cette ligne. Le « MONTANT TOTAL » était plus bas, après la main-d’œuvre. Vous avez sous-évalué le chantier.
Ne jamais prendre le premier total HT d’un devis menuiserie. Il peut être hors main-d’œuvre. Lisez la structure. Fourniture. Pose. TVA 5,5 %. Acompte. Total. Sur un devis BTP, le mot « total » apparaît quatre fois. Un seul sert au dossier.
Garde-fou simple. Prenez le TTC retenu. Divisez par 1,055 quand la TVA rénovation s’applique. Comparez au HT retenu. Si l’écart est large, vous avez attrapé le faux total. Relisez. Appelez l’entreprise. Corrigez avant le dépôt, pas après l’agrément.
Pour Claire Martin, le contrôle a figé 29 779,69 € HT et 31 672,20 € TTC. Ces chiffres ne viennent pas du premier cadre du premier devis. Ils viennent de la somme cohérente des cinq entreprises, après lecture des lignes de pose. Sans ça, le reste à charge ment.
✅ ACTION
Sur chaque devis, entourez le TTC final. Recalculez HT × 1,055. Si ça ne tombe pas, cherchez la pose, l’acompte déjà déduit, ou une TVA mixte. Ne laissez pas l’agent avaler le premier HT.
5. L’agent prépare le dossier et génère le plan de financement définitif que le client signe
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Le vrai gain n’est pas de remplir un PDF. C’est de produire le document engageant, prêt à signer, avec l’humain comme seul validateur final.
Chez Claire Martin, catégorie Bleu, très modestes. RFR 11 240 €. Taux 80 %. Subvention travaux 23 823,75 €. Prestation Mon Accompagnateur Rénov’ 2 000 €. Total subventions 25 823,75 €. Reste à charge 7 848,45 €. L’agent génère le plan de financement définitif. Vous vérifiez. Le client signe.
Vous pouvez passer une heure sur l’attestation et rater le moment qui compte. Le client ne « comprend » le dossier que quand il voit son reste à charge. Claire Martin signe un plan, pas une intention. Ce papier fige le TTC, les aides, ce qui reste à payer. Il sert à l’acompte. Il sert à l’ordre de service.
L’agent assemble. Il n’invente pas le taux. Il applique la catégorie Bleu au total travaux contrôlé. Il ajoute la prestation d’accompagnement. Il sort le reste à charge. Vous lisez. Si un devis bouge, vous relancez le calcul. Puis seulement vous faites signer.
✅ ACTION
Interdisez l’envoi d’un plan « pour info » non signé comme s’il était définitif. Un plan validé par vous, signé par le client, classé dans le dossier. C’est la pièce qui engage.
6. Tenir le CRM à jour sans y toucher
Vous rappelez Claire Martin. Vous ouvrez trois onglets. « Le dossier, il est où déjà ? » Déposé ? Pas encore ? Agréé ? Personne n’a bougé la fiche. Le commercial a noté ça sur un papier. Le papier est dans la camionnette.
L’agent écrit dans le CRM. Le contact. L’état du dossier. Le pipeline tient cinq étapes :
- Prospect
- A déposer
- Déposé
- Agréé
- A solder
Pas treize colonnes. Cinq. Tout le monde les comprend, même le poseur qui n’aime pas l’écran.
Le mail avec devis signé fait passer le dossier au stage suivant. Pas vous à 22 h. La pièce arrive, l’état bouge. Vous gardez la main pour un blocage, un refus, un devis modifié. Le reste ne dépend plus de votre mémoire du jeudi soir.
Sur Grenade, le contact Claire Martin n’est plus une ligne morte. Adresse, surface, audit, totaux, catégorie Bleu. Quand le plan est signé, le pipeline avance. Quand vous déposez, il avance encore. L’appel client redevient un point chantier, pas une enquête interne.
✅ ACTION
Figez les cinq étapes dans le CRM cette semaine. Prospect, A déposer, Déposé, Agréé, A solder. Branchez le mail du devis signé sur le passage d’étape. Stoppez les statuts poétiques.
7. Remplir l’attestation 61 champs sans ressaisie
L’attestation de travaux, c’est 61 champs. Adresse. Nature. Dates. Entreprises RGE. Montants. Surface. Classe avant. Classe après. Vous les avez déjà, éparpillés. Vous les retapez. Vous inversez deux lignes. Le dépôt tousse.
L’agent mappe la source vers les 61 champs. Pour Claire Martin, la maison de 145 m², l’année avant 1948, le GPL, l’audit F vers C, les cinq devis, le HT 29 779,69 €, le TTC 31 672,20 €. Tout ça alimente l’attestation. Vous relisez. Vous n’écrivez plus au kilomètre.
La ressaisie est le moment où le 7 devient 1. Où Grenade devient une autre commune. Où le scénario 1 disparaît. Automatiser le remplissage ne veut pas dire publier les yeux fermés. Ça veut dire coller une fois, contrôler une fois, déposer.
Reste à savoir ce qui se récupère vraiment et ce qui ne se récupère pas : la part d’un gisement administratif qu’une TPE peut réellement reprendre est plafonnée, et ce plafond se mesure. Le temps gagné n’est pas « de la productivité ». C’est une tournée de plus. Ou une visite avant devis. Ou simplement dîner à l’heure. L’attestation reste un acte sérieux. Elle n’a plus besoin d’être une dictée.
✅ ACTION
Ouvrez une attestation type. Notez les 61 champs d’où vient chaque donnée dans votre dossier client. Ce mapping se fait une fois. Ensuite, vous ne validez que les écarts.
8. Ne jamais automatiser la signature ni la validation des montants
Un agent qui signe à votre place, c’est un incident. Un agent qui valide un TTC tout seul, c’est un dossier pourri. La règle est sèche. L’IA prépare. L’humain décide. La signature reste une main. Les montants restent un contrôle.
Sur le dossier Claire Martin, personne n’a laissé l’outil « envoyer » le plan. Les 23 823,75 € de subvention travaux, les 2 000 € d’accompagnement, les 7 848,45 € de reste à charge : relus. Le taux 80 % : recalé sur le RFR 11 240 € et la catégorie Bleu. Puis signature client.
Vous gardez trois verrous. Un, les totaux HT et TTC après lecture des devis. Deux, le barème et la catégorie de revenus. Trois, le bouton d’envoi au portail et la signature du plan. Si un verrou saute, vous revenez au papier crayon. Mieux vaut un dossier lent qu’un dossier faux.
Les artisans qui se brûlent veulent tout déléguer. Les dossiers qui tiennent gardent un responsable nommé. C’est vous. L’agent est un secrétaire de chantier, pas un RGE, pas un accompagnateur, pas un notaire. Sur le reste, un agent IA pour artisan RGE n’a d’intérêt que s’il s’appuie sur vos pièces, pas sur des généralités.
✅ ACTION
Écrivez sur une feuille les trois actes humains : valider les montants, valider le plan, signer et déposer. Collez-la au bureau. Aucun outil ne coche ces cases à votre place.
9. Le second cerveau : répondre sourcé depuis sa base de documents
Le client appelle. « C’est quoi ma classe après ? » Vous êtes sur un autre toit. Vous répondez de mémoire. Vous vous trompez d’une lettre. Chez Claire Martin, la réponse est dans l’audit. Classe C. 157 kWhEP. Scénario 1. Point.
Le second cerveau, c’est la base. Audits. Devis. Barèmes. Notices. Plans signés. L’agent répond avec la pièce sous le coude. Pas une phrase floue. Une source. Vous pouvez coller l’extrait dans le mail. Le débat s’arrête.
Ça sert aussi en interne. Le salarié demande le reste à charge. La réponse n’est pas « autour de 8 000 ». C’est 7 848,45 €, plan définitif signé. Le commercial demande si c’est déposé. Le CRM dit A déposer ou Déposé. Plus de légende.
Une base vide reste un tiroir. Une base à jour devient le bureau que vous n’avez pas dans le fourgon. Vous y mettez ce qui a de la valeur juridique et financière. Le reste, vous le laissez au chantier.
✅ ACTION
Versez dans la base l’audit, les cinq devis, le plan signé, l’avis d’impôt, l’attestation. Interrogez-la une fois sur un vrai appel client. Si la source manque, vous savez ce qu’il faut classer.
Checklist récap du dossier, de la sacoche au dépôt
Voici la checklist pour automatiser dossier MaPrimeRénov sans vous perdre. Cochez sur papier si besoin. L’objectif n’est pas d’être moderne. C’est de déposer juste, une fois.
☐ Un dossier unique par adresse, fichiers nommés sans « scan final ».
☐ Audit classé : avant, après, scénario retenu (F vers C, gain 3 classes sur Claire Martin).
☐ Devis RGE complets, y compris les photos. OCR lancé. HT et TTC extraits.
☐ Contrôle du faux total HT, surtout menuiserie. Cohérence TTC / 1,055.
☐ Totaux figés après contrôle humain : 29 779,69 € HT, 31 672,20 € TTC.
☐ Catégorie de revenus et RFR vérifiés (Bleu, 11 240 €, taux 80 %).
☐ Plan de financement définitif généré, relu, signé par le client.
☐ Reste à charge annoncé identique au plan (7 848,45 € sur le cas testé).
☐ Attestation 61 champs préremplie, relue, aucune ressaisie sauvage.
☐ CRM à jour : contact + pipeline Prospect → A déposer → Déposé → Agréé → A solder.
☐ Mail du devis signé qui fait avancer l’étape, sans saisie du jeudi soir.
☐ Signature et validation des montants : humains uniquement. Jamais l’agent.
Si le dossier d’aide touche un cabinet de diagnostic, l’acte certifié reste à part : lire le brief avant de chiffrer l’automatisation.
FAQ
Qu’est-ce qu’un agent IA administratif ?
C’est un outil qui lit vos pièces, extrait les données, prépare les formulaires et écrit dans le CRM. Il ne signe pas. Il ne dépose pas tout seul. Sur un dossier MaPrimeRénov, il traite devis, attestation, plan de financement et suivi d’étape. Vous restez le validateur. L’artisan RGE et l’accompagnateur gardent la responsabilité du chantier et des montants.
Quels documents pour un dossier MaPrimeRénov ?
Audit énergétique, devis d’entreprises RGE, avis d’imposition, justificatif de domicile, RIB, attestation de travaux, plan de financement. Pour Claire Martin : maison à Grenade, 145 m², cinq devis dont trois scannés, audit classe F puis scénario 1 vers classe C. Sans ces pièces dans une seule source, vous ressaisissez. Avec elles, l’agent prépare, vous contrôlez.
Comment suivre l’état d’un dossier MaPrimeRénov ?
Dans le CRM, cinq étapes suffisent : Prospect, A déposer, Déposé, Agréé, A solder. L’agent met à jour le contact et l’état. Le mail avec devis signé fait passer au stage suivant. Vous n’appelez plus l’équipe pour savoir où est le PDF. Vous ouvrez la fiche. Si l’étape est fausse, vous la corrigez. Le pipeline n’est pas un gadget. C’est le planning administratif du chantier.
L’OCR, c’est quoi pour des devis ?
L’OCR lit le texte dans une image. Un devis photo devient des lignes exploitables : entreprise, HT, TTC, parfois la TVA. Sur le dossier testé, trois devis sur cinq étaient des scans. Lecture en environ une minute au total. Extraction des montants. Ensuite, contrôle humain, surtout le piège du total hors main-d’œuvre. L’OCR accélère. Il ne certifie pas le devis.
Les aides MaPrimeRénov dépendent-elles des revenus ?
Oui. Le taux suit la catégorie de revenus, via le RFR. Bleu pour les ménages très modestes, puis les autres barèmes selon le foyer. Claire Martin : catégorie Bleu, RFR 11 240 €, taux 80 %. Subvention travaux 23 823,75 €, plus 2 000 € d’accompagnement, total 25 823,75 €. Le reste à charge sort du TTC moins ces aides. Sans RFR juste, le plan est faux.
Par Joffrey Klepman, ex-Accompagnateur Rénov’ agréé, intégrateur de systèmes IA pour le bâtiment à Toulouse
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